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La fatturazione elettronica ( e-invoicing ) è la trasmissione, la ricezione, e l’elaborazione di documenti transazionali digitali tra fornitori e acquirenti. Un vero metodo di fatturazione elettronica dovrebbe essere interamente elettronico in modo tale che i dati del fornitore possano essere integrati direttamente nel sistema dell’acquirente.

Una fattura scansionata in formato Adobe PDF inviata tramite e-mail, ad esempio, non è una vera fattura elettronica perché potrebbe richiedere il reinserimento di dati aggiuntivi che richiede tempo ed è soggetto a errori.

Panoramica dei vantaggi della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica avvantaggia sia i fornitori che gli acquirenti . Aiuta:

• Ridurre i costi
• Facilitare l’automazione
• Abbreviare i cicli di pagamento
• Migliorare la riconciliazione dell’account
• Migliorare la conformità
• Prevenire errori, perdite e frodi
• Migliorare il rapporto fornitore / cliente
• Ridurre l’impronta di carbonio

Vantaggi della fatturazione elettronica per i fornitori

Pagamento più veloce e flusso di cassa migliorato

Dopo aver ricevuto fatture cartacee o PDF dal fornitore, l’acquirente deve ordinare, instradare, ricodificare e inviare le fatture per l’approvazione. Questo processo richiede tempo. C’è anche la possibilità che le fatture vadano perse.

Al contrario, le fatture elettroniche sono immediatamente accessibili sul sistema dell’acquirente e possono essere instradate e approvate molto più rapidamente. Di conseguenza, i pagamenti vengono effettuati in tempo, il che a sua volta migliora il flusso di cassa .

Migliore riconciliazione dei conti

La riconciliazione delle fatture emesse ai clienti con i pagamenti ricevuti è una delle sfide che ogni fornitore deve affrontare. I clienti possono combinare più fatture in un unico pagamento. Inoltre, tale importo di pagamento può essere diverso dalle fatture originali per vari motivi, ad esempio i clienti richiedono detrazioni a causa di merci danneggiate.

Di conseguenza, un fornitore può emettere 5 fatture da € 2.000 ciascuna e ricevere un unico pagamento di € 9.000, e deve contattare l’ufficio contabilità fornitori del cliente per chiarire i dettagli sul pagamento.

Con la fatturazione elettronica, i clienti possono inviare i dettagli delle fatture pagate insieme ai pagamenti per semplificare la riconciliazione dei conti.

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